Professionelle Briefings und RFPs

Requests-For-Proposal, kurz RFPs, spielen bei der Planung einer Veranstaltung eine große Rolle. Was ist das überhaupt, und wie könnt ihr mit guten Briefings und RFPs Zeit, Geld und jede Menge Mühe sparen?

So erstellt ihr professionelle Briefings und RFPs für eure Veranstaltung

Veranstaltungen zu organisieren kann eine Herausforderung sein - nicht umsonst zählt laut Forbes-Magazin der Beruf des Event Coordinators zu den 10 stressigsten Jobs, knapp hinter Polizist und Pilot!

Eines der wichtigsten Tools um euch und eure Dienstleister sind die Briefings, Ausschreibungen und RFPs (Request-for-Proposal), mit denen Ihr Hotels, Kongresszentren oder Technikanbieter um Angebote (engl.: proposal) bittet.

Am Ende dieses Beitrags findet ihr eine Vorlage, die ihr an Eure Bedürfnisse anpassen könnt. Aber was gehört eigentlich heute alles rein in einen RFP?

Nicht nur die harten Fakten zählen für einen RFP

Ein Request-for-Proposal (RFP) muss einem potenziellen Dienstleister, Gewerk, Destination oder Venue einen umfassenden Überblick über Eure Veranstaltung geben. Und das in all den Belangen, die wichtig sind, damit er euch perfekt unterstützen kann. Mit dem RFP gebt ihr den Dienstleistern die Informationen, was sie für eine Angebotsabgabe benötigen - aber nicht nur das.

Daher ist es wichtig, neben den “harten” Zahlen, Daten und Fakten

Auch Informationen über einige “weiche” Faktoren zu vermitteln. Das kann z.B. das Image sein, dass die Veranstaltung transportieren soll (eher experimentell, eher “Glamour”, eher partizipativ, innovativ…). Aber auch die Erwartungshaltung der Teilnehmer.

Natürlich gehören dort auch Informationen über die Internationalität oder Sprachkenntnisse hinein.

Klare Anforderungen an die Performance

Was erwartet ihr konkret von Euren Dienstleistern? Wie flexibel müssen sie sein? In den speziellen Anforderungen definiert ihr die gewünschten Services möglichst genau. Dabei ist es wichtig, den Dienstleistern zu vermitteln, welche Mindestanforderungen in jedem Fall erfüllt werden müssen - und wo der Dienstleister auch eigene Vorschläge und Konzeptionen einbringen kann.

Wenn ihr Bild- oder Videomaterial habt, das die gewünschten Services illustriert, dann stellt das hier oder in einem Anhang zur Verfügung.

Bei einem RFP für ein Hotel müssen hier die konkreten Anforderungen an die Raumkapazitäten, Klimatisierung, technische Ausstattung, Qm Fläche für eine begleitende Ausstellung, die Auf- und Abbauzeiten, Anzahl Hotelzimmer, Meetingräume, Bestuhlung, Internet Kapazitäten und weitere Details genannt werden. Bei einem Technik Dienstleister gehören Infos über die benötigten Audio-, Video- und sonstigen Techniken mit hinein.

Wann seht ihr einen Dienstleister als geeignet an?

Dass ein kleines 1-2 Personen Unternehmen wohl keinen internationalen Kongress mit 2000 Teilnehmern als PCO (Professional Congress Organizer) wuppen kann, liegt auf der Hand. Die Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeiter, vor allem deren Qualifikation und der Erfahrungsschatz spielen eine große Rolle bei der Auswahl eines Dienstleisters. Folglich gehören die Abfrage solcher Kriterien in den RFP.

Aber auch hier spielen weitere Kriterien eine wachsende Rolle, z.B. das Thema Nachhaltigkeit. Wie sehen die Prozesse des Dienstleisters aus? Erfüllt er alle Anforderungen an den Datenschutz? Kann er sicherstellen, dass für die Erfüllung seiner Aufgaben die sozialen Mindeststandards eingehalten werden, z.B. auch bei der Produktion von Eventbekleidung wie T-Shirts? Setzt der Dienstleister recyclingfähige Produkte ein?

RFP-Vorlage

Damit ihr nicht bei Null anfangen müsst, haben wir euch eine Vorlage erstellt, die Ihr als Ausgangspunkt für Euren RFP verwenden könnt. Selbstverständlich steht euch das Team des Salzburg Convention Bureaus jederzeit mit Rat und Tat zur Seite, um eure Ausschreibungen möglichst effizient vorzubereiten.

                        

Request-For-Proposal für das Gewerk/Dienstleister:

A. Generelle Informationen

Titel der Veranstaltung:

Plantermin: Termin und Veranstaltungszeiten (Beginn, Ende)

Profil der Veranstaltung:

Anzahl Teilnehmer insgesamt:

Profil der Teilnehmer: Berufsbezeichnungen, Hierarchiestufen, Erwartungshaltung, Internationalität, Sprachkenntnisse, wie viele Teilnehmer benötigen Hotelzimmer etc.…

B. Spezielle Anforderungen

Kapazität Plenum: Anzahl Teilnehmer im Plenum, gewünschte Bestuhlungsvariante (Reihenbestuhlung, Tischreihen, Round Tables, Mischbestuhlung…)

Kapazität Breakout-Sessions: Sollen parallele Sessions stattfinden? Wie viele? Wie viele Personen müssen die Räume jeweils fassen können?

Kapazität Ausstellungsfläche: Ist eine Fläche für eine Ausstellung einzuplanen? Wie viele Aussteller wird es in etwa geben und wie groß ist der Flächenbedarf pro Aussteller?

Benötigte Location für Abendveranstaltung: Wie viele Abend-Events finden statt? Wie viele Teilnehmer sind dabei geplant? Welche Art von Location kommt in Frage (Gala, informell, Club, Museum…).

Technische Ausstattung: Projektion, Ton, Klimatisierung, Abdunklung, Tageslicht ja/nein, Wifi, Internet-Mindestanforderungen an die Bandbreite…

Besondere Raumsetups: Z.B. Umbau in Kaffeepausen, besondere Bestuhlungsvarianten (Sofas, Round Tables, beschreibbare Wände…).

C. Timeline und Entscheidungsprozess

Deadline für die Beantwortung des RFPs:

Weitere Termine: Zeitraum für die interne Prüfung, Bekanntgabe der Entscheidung

D. Eignung und Referenzen

Kongresse/Events mit ähnlichem Anforderungsprofil, die bereits umgesetzt wurden: Referenzprojekte, idealerweise unter Angabe von Ansprechpartnern, die für telefonische Auskünfte zur Verfügung stehen.

Einzusetzendes Personal und deren Qualifizierung: Vorstellung Projektteam des Dienstleisters, ggf. mit Kurzlebensläufen

 

E. Rahmenbedingungen

DSGVO Konformität: Bestätigung, dass bei allen Prozessen den Anforderungen des Datenschutzes Rechnung getragen wird.

Nachhaltigkeit: Welche Prozesse und Konzepte sind vom Dienstleister gefordert, um den Kriterien der sozialen, ökologischen und ökonomischen Nachhaltigkeit zu entsprechen. Von der Verwendung recyclingfähiger Materialien bis hin zur Erfüllung von sozialen Mindeststandards bei Subunternehmern oder der Vermeidung des Einsatzes von Kinderarbeit.

F. Kontaktdaten

Wie können die Dienstleister / Gewerke mit euch in Kontakt treten? Wer ist für was zuständig?

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