Event-Teams vor Ort: Mit dem richtigen Netzwerk läuft jeder Event

Jeder Eventmanager braucht am Veranstaltungsort helfende Hände, auf die er sich verlassen kann. Vom Catering über die Location, Technik-Dienstleister bis hin zu den Hostessen und Busfahrern! Aber wie findet Ihr die richtigen Partner?

Eventorganisation ist Teamwork. Das gilt für das Kernteam eines Eventveranstalters genauso wie für die zusätzlichen Hände, die vor Ort noch hinzukommen. Je nach Teilnehmerzahl und Konzept eines Events können es schon eine Menge Gewerke sein, die Ihr benötigt.

Worauf kommt es bei Vor-Ort-Teams besonders an?

Nehmen wir als Beispiel einmal eine internationale Konferenz mit 800 bis 1.000 Teilnehmern. Damit ein Event solch einer Größenordnung umgesetzt werden kann, braucht ein Veranstalter eine Menge Support-Funktionen vor Ort. Oft haben Veranstalter ihren Sitz an einem anderen Ort, manchmal sogar auf anderen Kontinenten. Da wird es nicht ohne lokale Expertise gehen.

Wenn der Organisator sein Event-Team vor Ort zusammen stellt, dann müssen folgende Kriterien erfüllt werden:

 

Welche Gewerke sind gefragt?

Ein internationaler Event wie oben beschrieben benötigt meist diese Unterstützungsfunktionen und Dienstleister vor Ort:

Location(s) für Tagung und Abendveranstaltung(en)

Ein Plenum, das bis zu 1.000 Personen fast, ist nicht so leicht zu finden. Möglicherweise kommen noch Break-Out-Räume, Ausstellungsfläche und Büros hinzu. Und am Abend soll die Gala natürlich die Teilnehmer begeistern!

Audio-/Videotechnik

Die Ansprüche an die Präsentations-Technik sind in den letzten Jahren stetig gestiegen. Interaktive und digitale Formate machen es nötig, dass Technik-Anbieter stets auf dem neuesten Stand sind.

Hotels

Das Hotelangebot in der unmittelbaren Nähe der Location muss ausreichend sein, und das in den verschiedensten Preislagen für Teilnehmer, Veranstalter-Team, Aussteller oder Sponsoren. Dazu gehört auch ein leistungsfähiger Hotelreservierungs-Service.

Catering

Die Verpflegung muss nicht nur qualitativ stimmen, sondern heute meist auch zum Event-Konzept passen. Ob Foodtrucks oder Gala-Dinner, hier unterstützen Euch leistungsfähige Dienstleister vor Ort.

Hostessen-Service und Professional Congress Organizer (PCO)

Hosts und Hostessen spielen eine große Rolle beim Gesamt-Erscheinungsbild eines Events. Motiviertes, mehrsprachiges und kundenorientiertes Personal sind gefragt. Ein Professional Congress Organizer übernimmt nicht nur die Hostessen-Planung, sondern auch andere Dienstleistungen rund um den Event.

Transport / Busse und Logistik-Dienstleister

Gerade, wenn die Teilnehmer aus aller Herren Länder kommen, muss die Logistik stimmen.

Dekoration, Messebau und Grafik-Dienstleister

Natürlich arbeiten Messebauer international, und viele Veranstalter haben feste Verträge mit Zulieferern. Dennoch ist es fast immer notwendig, vor Ort noch Last-Minute-Änderungen vorzunehmen und Grafiken produzieren zu lassen.

Künstler und Rahmenprogramme

Ob es ein Zauberer für den Gala-Empfang ist, der Showact für Eure Award-Verleihung oder die Cellisten für das Warteschlangen-Entertainment: Eine lebendige Künstlerszene vor Ort erleichtert Euch die Programmgestaltung.

Lokale Event- und Kreativagenturen

Der Aufwand, alle Anbieter vor Ort zu koordinieren, ist natürlich nicht gerade klein. DMCs, Destination Management Companies, sind lokale Agenturen, die Euch viel Arbeit durch bessere Kenntnis des lokalen Marktes abnehmen können. Von der Logistik bis zum Konzept sind Agenturen eine willkommene Abwechslung und große Entlastung.

 

Und wie findet man diese Dienstleister nun?

Für die Zusammenstellung eines leistungsfähigen Teams vor Ort gibt es eine ganze Reihe von Online-Branchenverzeichnissen und Bewertungsportalen. Vor allem die Bewertung der Anbieter spielt eine wichtige Rolle. Google, Proven-Expert bis hin zu Tripadvisor bieten oftmals gute Erfahrungsberichte von Business-Kunden.

Wenn Ihr Euch schon für eine oder verschiedene Destinationen entschieden habt, bietet sich immer das lokale Convention Bureau als Anlaufstelle an. Dort steht Euch ein persönlicher, erfahrener Ansprechpartner zur Verfügung und bringt Euch mit den wichtigsten Anbietern in Kontakt.

ACHTUNG: Private Plattformen sind oftmals kostenfrei für Euch als Veranstalter. Trotzdem sind viele keineswegs neutral und empfehlen meist nur Anbieter, mit welchen sie auch Provisionsvereinbarungen oder andere kommerzielle Verbindungen haben. Die persönliche Beratung beschränkt sich zudem meistens auf die Locationsuche, nicht aber auf Detailfragen zur Destination oder Erfahrungswerte.

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