7 Strategien: So behaltet ihr die No-Show-Rate bei eurem nächsten Business-Event im Griff

Ganz ohne No-Shows wird es leider nicht gehen. Aber mit diesen Strategien könnt ihr die Quote der Teilnehmer, die nicht zu Eurem nächsten Event erscheinen, möglichst gering halten.

Gibt es einen Event, bei dem 100% der registrierten Teilnehmer auch anwesend sind? Dann lasst es uns wissen. Vielleicht war die Hochzeit von Prinz Harry und Meghan Markle so eine Veranstaltung. Aber selbst da kamen einige nicht, z.B. der Brautvater…

Die Realität im Bereich der Business-Events sieht meist anders aus. Das No-Show-Gespenst spukt leider bei uns allen in schöner Regelmäßigkeit und hinterlässt leere Stuhlreihen... Und das ist aus mehreren Gründen von Nachteil.

Zum einen richtet ihr die Infrastruktur (Räume, Catering, Technik) an einer erwarteten Teilnehmerzahl aus. Wenn unklar ist, wieviele Menschen tatsächlich teilnehmen werden, kann man hier viel Geld verbrennen.

Zum anderen versprecht ihr Partnern, Sponsoren oder Ausstellern eine gewisse Kontaktzahl auf euren Events. Kommen weniger als erwartet, gibt es Probleme mit diesen Stakeholdern.

Maßnahmen, um die No-Shows zu minimieren

 

1. Monitoring

Zuallererst ist es wichtig, sich in Echtzeit ein Bild von der Situation zu machen. Ist es eine bestimmte Teilnehmer-Gruppe, die sich gern anmeldet, aber dann nicht erscheint? Was charakterisiert diese Gruppe? Gibt es einen bestimmten Zeitpunkt, an dem sich Teilnehmer abmelden, oder erscheinen sie einfach nicht?

Hier gibt es natürlich große Unterschiede, je nachdem ob es sich um kostenpflichtige Konferenzen, kostenfreie Firmenveranstaltungen auf Einladung, Fach- oder Publikumsmessen handelt. Wichtig ist, dass ihr ein gutes Verständnis dafür entwickelt, welche Größenordnung das No-Show-Thema bei euch hat und welche Muster sich erkennen lassen.

2. Wiedererkennung durch klares visuelles Erscheinungsbild

Mit einer Kommunikationsstrategie, die voll auf den Faktor Wiedererkennbarkeit setzt, setzt ihr euch von der Masse der Veranstaltungen ab. So kann jeder Touchpoint, den ihr mit eurer Zielgruppe habt, einen bleibenden Eindruck hinterlassen - und die Wichtigkeit der Veranstaltung bei den Teilnehmern zementieren.

Viele Veranstalter unterschätzen, wie sie durch eine Kommunikation aus einem Guß über alle Kanäle (Print, Social Media, E-Mail, Service-E-Mails, Website etc.) sich in den Köpfen festsetzen können.

3. Was ist wirklich wichtig? Kommunikationsschwerpunkte richtig setzen

Eine gut durchdachte und wohl getimte Content Strategie holt die Teilnehmer ab und unterstützt sie - ohne zu nerven. Setzt dabei lieber auf kurze Info-Snippets als auf langatmige Endlos-Mails: Welche Sprecher sind dabei? Wen kann man treffen? Welche Themen?

Versetzt euch in eure Teilnehmer: Welche Infos helfen ihnen weiter in welcher Phase vor dem Event? Wie könnt ihr diesen Dialog nicht nur informativ, sondern auch unterhaltsam führen? Wie könnt ihr FOMO (Fear-of-missing-out) bei euren Teilnehmern erzeugen, also die Angst, etwas zu verpassen? Das hat viel mit gutem Timing zu tun.

4. Reminder-Strategie

Hat sich ein Teilnehmer angemeldet, machen viele Veranstalter den Fehler, dass sie dann den Dialog einstellen. Die Teilnehmerin haben wir ja eh sicher an Bord, warum sollten wir noch mit ihr kommunizieren?

Überlegt genau, zu welchen Zeitpunkten Service-Infos (Anreise- und Hotel-Infos, Detailprogramm, Programm-Updates) an Teilnehmer zu verschicken sind und fasst zum Schluss nochmal das ganze persönlich gebuchte Programm zusammen. Dann hat der Teilnehmer alle Infos auf einen Blick.

Bittet die Teilnehmer, 24 Stunden vor dem Event online einzuchecken und ihre Teilnahme zu bestätigen. So bekommt ihr ein Gefühl für die zu erwartende No-Show-Rate.

5. Personalisierung

Je mehr sich ein Teilnehmer persönlich angesprochen fühlt, umso geringer ist die No-Show-Gefahr.

Personalisierung kann z.B. erfolgen, indem man den Teilnehmern eine/n persönlichen Ansprechpartner/in zur Seite stellt, mit Foto und direkten Kontaktdaten, anstelle eines unpersönlichen Projekt-Teams. Aber auch durch personalisierte Textbausteine in E-Mails oder einen persönlichen Login-Bereich auf der Website können Teilnehmer abgeholt werden und an die Veranstaltung gebunden werden.

6. Interaktion

Wie könnt ihr Teilnehmer in die Planung und Umsetzung eines Events optimal einbeziehen? Wie könnt ihr sicherstellen, dass die Teilnehmer sich als wesentlichen Bestandteil der Veranstaltung sehen?

Je mehr interaktive Elemente ihr bereits im Vorfeld einsetzt, umso stärker wird die Bindung an den Event. Das kann durch User Generated Content auf sozialen Netzwerken erfolgen (intuitiven und eindeutigen Event-Hashtag nicht vergessen!) oder durch die Einbeziehung in die Programmgestaltung (z.B. durch Barcamp-Elemente).

7. Verknappung und Preispolitik

Was nichts kostet… Die alte Regel gilt natürlich auch bei Events. Versucht also, durch künstliche Verknappung eine gewisse Dringlichkeit zu erzeugen, wenn ihr einen kostenlosen Event bewerbt (z.B. eine Kundenveranstaltung). Zudem könnte man in den Teilnahmebedingungen festlegen, dass eine Gebühr bei Nicht-Erscheinen fällig wird.

Bei kostenpflichtigen Events bietet sich eine mehrstufige Preispolitik an. Super Early Bird, Early Bird, Normaltarif, Last Minute, Super Last Minute, Two-for-One - der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Aber: Es muss auch zu eurer Veranstaltung passen, ohne den Eindruck zu erwecken, dass etwas verramscht wird.

Zusammenfassung

No-Shows sind ärgerlich für alle Beteiligten, denn sie enttäuschen Partner, Sponsoren oder Aussteller - und sie können eine Menge Geld kosten.

Mit diesen 7 Strategien könnt ihr die Teilnehmer stärker an eure Events binden, die Vorfreude steigern und somit leere Stuhlreihen vermeiden:

  1. Monitoring: Wie verhalten sich eure Kunden? Welche Muster könnt ihr erkennen?
  2. Wiedererkennung durch klares visuelles Erscheinungsbild: Damit setzt ihr euch in den Köpfen eurer Kunden fest.
  3. Was ist wirklich wichtig? Timing ist alles. Welche Infos brauchen eure Kunden und zu welchem Zeitpunkt?
  4. Reminder: Nicht zu viele, nicht zu wenig.
  5. Personalisierung: Je mehr sich eure Kunden als Individuum behandelt fühlen, umso weniger No-Shows gibt es.
  6. Interaktion: Bezieht eure Kunden frühzeitig in die Planung und Gestaltung ein.
  7. Preispolitik und künstliche Verknappung helfen dabei, Dringlichkeit zu erzeugen.

FOMO heißt das Zauberwort

Wenn die Kunden meinen, etwas zu verpassen, wenn sie nicht zu eurem Event erscheinen, dann habt ihr alles richtig gemacht!

Zur Seite